先日、数店舗展開されている飲食店の社長さんとWEB会議でお話をしていた時、「今までの業務はまるごとアナログだったのですが、そうは言ってもデジタル化とか業務の合理化をしないと、ただでさえ厳しい状況でもあるので生き残りが難しいと思っています。小さな企業でも使える便利なツールがあればいいのですが、どうすれば自社に適したツールを探せるのでしょうね？」というご質問めいた意見を頂きました。会社の規模がもう少し大きければ、いわゆる「基幹システム」のような会社の事務業務全体をシステム化する方向のお話になると思いますが、組織的に小さいのでそこまで大げさなものを入れなくても良さそうです。情報共有が必要な人数は数名ですし、業務が比較的単純な構造の様子でしたので、うまくすれば表の共有だけですむかもしれないレベルでした。そこで、その会社にはオンラインで格安に使えるファイル共有ツールを紹介して試しに使ってみることをお勧めしました。ここで重要なのは、、、
とにかく試しに使ってみて、どう使えるか自分で理解する
ことです。一昔前、ツイッターが流行しだした際、ツイッターのことを「短文投稿サイト」とマスコミは呼んでいました。これでは、何ができるのか、ただ「つぶやく」と言ってもそれがどのような意味を持つのか全く想起できませんでした。しかし、自分で色々使ってみると実に便利で、単純に「つぶやく」という意味の裏には「ニュースバリューのある情報を拡散できる」ということと「特定の人物や不特定多数に対して連絡ができる」という通信手段的側面の両方を兼ね備えていることに気がつく人たちが増えました。某国の大統領はそのあたりをうまく使ってプロパガンダを誘導する為に使っているとも思えます。要するに、
インターネット上のツールは、その使い方によってどんどん価値が変化してゆくもの
なのです。これは、使ってみないことには理解できません。ツイッターが日本でも定着してかれこれ１０年以上経過していますが、ビジネスで欠かすことのできないツールとして使っている人もいます。
この「まず使ってみよう」という考え方は、どのツールにも言えることです。Googleのツール群しかり、マイクロソフトの様々なサービスしかり、汎用的な機能であればあるほど使い手に依って使われ方は千差万別です。少し乱暴ですが、逆説的に言えば、
ツールを使わずして誰かに教えを請うことは、ナンセンスでもある
とも言えます。基幹システムの様に高額なソフトウェアを導入するのであれば、「試しに使ってみましょう」とは言いませんが、少額で済むツールを使えるかどうか検討する際には、
考えるのではなく、教えを請うのでもなく、とにかく使ってみる
が基本です。うまく使えなかったとしても失うものはありませんし。

おっくうがらずに、まずはアカウントを作る、ところから始めることを強く推奨致します。
※ただし、将来セキュリティの問題が生じない様に、開設したアカウントを使わなくなった場合には、アカウント閉鎖などの適切な対応をしておくことも忘れないようにしてください。