働き方改革も含め、在宅でのリモートワークや出先での業務遂行など、なるべく柔軟な仕事の仕方ができるようにしなければ、この人不足の時代を乗り越えることが難しくなることは周知の事実です。そこへ今回のウィルス感染騒動が唐突に訪れた為、どんな企業でも否応なくリモート推進に取り組まざるを得なくなってきています。では、これはどうやって実現すれば良いのでしょうか？すでにパソコンだけがあればどこでも仕事ができる、という組織になっている企業は、おそらくソフトウェア開発業とか、オンラインサービス業がほとんどだと思います。事実、私の知り合いのソフトウェア関連企業のうち、東京に主要拠点がある会社はフルリモートに切り替えることができていて、それほど混乱なく在宅勤務を実現しています。聞いた話ですが、こうした企業の中にはむしろ「もうオフィスなんていらないのかも」という意見を言っている社長さんもいるそうです。
しかし、他の業種の企業ではどうでしょうか？特に製造やリアルのサービスなど、現場を抱えている会社からは、「リモートと言われても。。。」という否定的な声も聞こえてきます。確かに現場をリモート化する、といったことは、作業をフルにロボット化できない限り困難なことであり、ほとんどの中小企業には無理な話です。しかし、現場は無理でも事務系の社員を在宅勤務にすることで、出社する人数を減らすことは可能です。当然このような社員も現場と密接に連携しながら業務をこなしているケースも多いため、「事務系だから在宅勤務できるよね」という簡単な構図ではありません。その最たる物事が

「伝票」
と
「口頭連絡」

です。この二つの社内情報の流通手段についてはきちんと整理をすることによってかなりの部分をデータ化でき、結果的にリモート業務化することが可能です。
ただ、社歴が長い会社であればあるほど、伝票や口頭連絡による業務は非常に複雑に絡まり合っており、「リモート化せよ」の号令では全く動きません。そのような場合に打開策を探すことができる手法が業務プロセス可視化、となるのです。業務プロセス可視化は理想的には全社全部門を対象に実施するのが良いのですが、それをいきなりやろうとすると非常に膨大な作業を強いられます。従ってなるべく早くリモート化できるところを探したい、というニーズにはなかなかミートできません。しかし、

一つの業務を取り出して、それを可視化し、整理する

ことであれば、かなり複雑な業務になっていても1日〜数日で可視化と対策まで到達できます。業務の流れが見えるようになり、それを整理することで、既存のメールやファイル共有の仕組みなどでリモート業務にできる部分を発見することも可能です。当然、担当者別の業務分担なども変更しなければならなくなることもありますが、多少なりともリモート化できる業務を切り出すことは可能です。

ウィルス騒動を前向きのトリガーとし、できるところから少しずつ柔軟な働き方ができるように業務を整理しシステムを便利に活用する、これがこれからの企業の進むべき方向性ではないでしょうか？景気の停滞期に入るかもしれない今だからこそ、経営者が頭を働かせるべき時期なのだと信じています。