せっかく苦労して作った自社のIT化戦略。これを実行する為には社内の業務プロセス改革とともに、それを支えるソフトウェアやシステムの導入が必須です。中小企業様の場合は、これらを自社で開発する体制もヒトも持っていませんので、一般的には外部のITベンダーを探すこととなります。ところが前回のコラムで解説した通り、良きパートナーとしてふさわしいITベンダーを探すことは至難の業です。なぜ難しいのでしょうか？いくつもの要因が複雑に絡まることになるので単純化はできないのですが、少なくともその中の一つは、前回のコラムで解説した「同じ言葉を使っていても、言葉の定義が違う為、誤解を招いて仕様ミスが発生したり、そもそも理解しあう為に膨大な時間と努力が必要になる」可能性があることです。
更にもう一つの要因を取り上げるとすれば、それは「担当するプロジェクトマネージャー（技術窓口、以下PMと略します）選び」です。
当社では、ITベンダーさんを選定する際には、必ず「担当する予定のPMとの面談をしてからベンダーを決めて下さい」とお話しています。その理由は・・・

自社の担当者との相性は大丈夫か？
きちんと自社の主張していることを理解して咀嚼してくれるヒトなのか？

といった、「人間対人間の関係を構築できるかどうか」を事前に確認する必要がある為です。
ITベンダーさんはそれぞれ優秀な技術やソフトウェア商品を持っています。ところが、せっかく商品や技術は良いのに、窓口となるPMとの話がどうもうまく行かず、フラストレーションが蓄積するケースが非常に多いのも経験上の現実です。（私の性格が悪い、という説もあります）
ヒト対ヒトの相性が悪いと、最悪の場合には会議の席で険悪な雰囲気になることも数々。
こうなってしまうと、人間関係上の信頼が崩れ、疑心暗鬼に陥った結果、プロジェクトがうまく回らなくなるだけでなく、日程が遅れる、お金も余計にかかる、出来てきたソフトウェアは仕様がおかしいところばかり、という事態を引き起こします。しかも、必ずです。
では、面談で話をしたPMが非常に優秀で自社とのコミュニケーションも問題無いと判断され、無事プロジェクトが進み始めたとしましょう。実はその後にも落とし穴があります。
それは・・・人事異動というシロモノです。
ITベンダーさんも会社組織ですし、PMも従業員の一人です。様々な都合で部署や勤務地が変わってしまうこともあります。また、PMもヒトですので、病気になってしまうこともあるでしょう。会社を自己都合で退職してしまうこともあります。特に優秀なPMは引く手あまたですので、転職してしまうことも多くあります。これによって開発プロジェクトの途中でいきなりPMが交代になってしまうこと、これが「どうしても避けたい最悪の事態」の一つです。
誤解を恐れずに言えば、「優秀なPM一人が全てを引っ張っていた」という開発プロジェクトもかなりの割合で存在しているため、PMが抜けた瞬間にプロジェクトは総崩れになる、ということも起こりえます。大型のソフトウェア開発事業であれば、PMについても厚い組織体制を構築でき、１名に依存することが無い様にできるのですが、中小企業規模のソフトウェア事業の場合はそんな贅沢はできません。
当然、ITベンダーさん側も途中交代を承知でPMに任命することはありませんが、日本では人事事案はどうしても水面下で進行してしまいますので、ある日突然「来月末でPM交代」という事態が発生する可能性をゼロにはできません。
では、システムを導入する側がとれる事前対策はあるのでしょうか？
残念ながら、あまりありません。できるとすれば、

「PM交代」というリスクに対し、どう考えているか

についてITベンダーさんに確認をしておく、ということと、サブのPM（プロジェクトリーダークラス、とも言います）を必ず付けてもらい、プロジェクト会議には必ず参加していてもらう、といった対応が残された手段でしょう。
プロジェクトが進行するに従い、PMと自社の担当者との関係も良くなってくれば、人事系の裏の事情も伝わってくるかもしれません。「PM交代＝緊急事態」という認識を常に持ち、アンテナを高くしておくことが方策と言えると思います。
なお、プロジェクトが終了しても、この問題は終わりません。
いったん稼働したシステムであっても、当然仕様変更とか、次のステップで仕様を拡充するなどの仕事が残ることが多いので、買う側としては当然「同じPMが対応してくれるもの」と思い込みます。しかし実際には、PMは「仕事と仕事を次々に渡り歩く存在」なので、次ステップ開発を依頼した際に違うPMになってしまう可能性もあります。規模の小さなITベンダーさんに依頼している場合、「PMの空きが無いので当面着手できません」と断られてしまうことすらあるのが現実です。
PMの話については、とにかく内容の本質が「ヒト」なので、論理的な解決策がなかなか見当たらないことが現実ですから

「ヒトによるリスクの顕在化」は起こりえるものとして備えよ！

が鉄則なのです。
こんな点を理解しながら、自社の成長に役立つシステムを導入・維持してくれるITベンダーさんを長期パートナーとして選ぶことができる様に願ってやみません。