コンサルティング概要

コンサルティングプログラムに使用するクラウドシステムの再構築
旧システムで機能が不足・分散していたものを一つのシステムに統合・拡充した。

今回コンサルティングを依頼された経緯を教えてください。

担当者A：当社はコンサルティング業です。独自開発したシステムを活用してコンサルティングを行っています。

長らくExcelを活用してシステムを社内で構築・見直ししていましたが、あるとき必要に迫られて外部を頼りシステムのクラウド化を図りました。クラウド化したメリットも様々ありましたが、急遽の取り組みであったため時間がなかったこと、「Excelでここまでできているのだから大丈夫」と細かい要件定義などを行わずに進めたために、増築に増築を重ねたようなシステムになってしまいました。

様々な機能のデータ連携が取れていないため、同じ内容を何度も入力しなければならなかったり、履歴管理ができないためにデータを上書きするしかなかったり……コンサルティングをお願いした後に鈴木社長から「ExcelでつくったものをそのままWebアプリ化してしまったのですね」と教えていただきましたが、そのような問題があるためにシステムの継続率、引いてはコンサルティングの継続率が下がっていると感じていました。

コンサルティング内容に関してはお客様からとても評価いただいていたので、お客様のためにもなんとかしたいという想いがずっとありました。

その後、何か取り組まれたことはありますか。

担当者Ｂ：実は、鈴木社長にご依頼する前に、別でお付き合いのあったシステム会社に依頼し、システムの刷新に取り組もうとしました。しかし「今度こそ！」とばかりに、望む機能をこれでもかと詰め込もうとしてしまい、気づいた時にはそれはもはや誰の手にも負えない有り様となっていました。結果として開発はそこでとん挫し、あとには膨大に膨れ上がった要件定義だけが残りました……

鈴木社長に依頼をさせていただいたのはこのタイミングです。

どうしてベルケンシステムズを選ばれたのでしょうか。

A：鈴木社長には以前にもコンサルティングをお願いしたことがあり、システムのことなら絶対に鈴木社長に！ということでお願いしました。

鈴木社長のことは社内にRPAを取り入れようということで当社の社長がコンサルティングをお願いしたことがきっかけで知りました。

RPAは最終的に日常的に取り入れていないのですが……というのも、何をRPAにするかを決める段になって、別のコンサルティングをお願いすることになったからです。

Ｂ：自分たちが一番時間を掛けていて定型作業にできる、RPAにできることを探すために業務を書き出してフローをつくっていく中で、そのフローを見た鈴木社長に「どうして同じことを何回も登録しているのですか？」と質問を受けました。誰もがそう思っていたにもかかわらず、長い慣例や部署間の暗黙の了解で誰もそこに手出しすることができなかった領域へ、いわゆる痛恨の一撃です。それを皮切りに、RPAのコンサルティングではなく弊社の業務改善コンサルティングが始まりました。

実は、失敗談ばかりでお恥ずかしいのですが、その時点（2018年）で私どもは顧客管理システムをつくろうとしてとん挫したというトラウマも抱えていました。顧客管理システムが必要と感じた理由が、まさに鈴木社長にご指摘を受けた、何種類もの名簿に顧客情報を重複して登録し管理していたことで、住所変更の連絡を受けた際に変更しきれないことや、申込時、請求先、納品先という住所の管理のために複数にわたって名簿を確認しなければならないことが 面倒であるため、ちょくちょくミスも起こっているような状況にありました。社内からももっと簡単に管理したいという声が上がっていました。

それから鈴木社長には弊社の業務一覧、名簿一覧から無駄を省き、今わが社に必要なのは顧客管理ではなく受注管理であると言い当てていただき、その後見事な受注管理システム（現役でフル稼働です！！）をつくり上げるまでコンサルティングいただきました。

その時点で私たちの信頼感はMAXです！

Ａ：長くなりましたが(笑)、そのような流れがあって、もう二度と失敗しないためには絶対に鈴木社長にお願いしたい！となりました。

ベルケンシステムズのコンサルティング内容はどのようなものでしたか？

Ａ：鈴木社長からはまず、「開発ベンダーの要件定義の前に自社で実現したいことを明確化しましょう」と言われました。現状のシステムにどのような問題があり、どのように改善したいと考えているのか、それはなぜなのか。

それをお話しすると鈴木社長が「こういうふうにシステムをつくるべきではないですか」とまとめてくださるのですが……いい意味で毎回本当に大変でした(笑)自分たちのやり方や考え方が凝り固まってしまっていて「そんなことできるの？」と思ってしまったり、何を言われているのか理解できなかったりして……処理能力いっぱいいっぱい頭をフル稼働させて、コンサルティング後は毎回ぐったりしていました(笑)

Ｂ：その中で本当にたくさんのことを学ばせていただきました。自分たちが実現したい内容－それは弊社のコンサルティングノウハウの部分となるのですが、それはシステムとして制御が必要なのか、人が指導すべき内容なのか、システムとして制御できるのが望ましいとしても複雑になりすぎないか、そこに投資できる時間やお金に限りがある以上、他に優先すべき機能があるのではないか。

システム開発というのは、依頼する側にもこんなにもきちんと明確化しておかなければならないことがあり、私どもにその心構えがなく、それをきちんと伝えることができなかったこれまでのシステム開発では、失敗するしかなかったのかとおおいに反省するところでした。

システム開発にまったく知見のなかった私どもとすれば、ふんわりと「こんなシステムが欲しい」と開発ベンダーさんに依頼をすれば、先方が「ここはこうした方がいいのではないのか」「ここをまとめればこんなに無駄がなくなる」「こんなすごいシステムができる」と、とんとんとシステムを組みあげてくださるものだと、そんな夢のような思い込みをしているところがありました。

そんな訳はありません。「何をつくりたいか」「どんなことを実現したいか」はシステム開発を依頼する側にしかわかりません。そして、開発ベンダーさんにそれをできる限りわかりやすく伝える責任は、システム開発を依頼する側にあるのです。

「システム開発を依頼する側が果たさなければならない責任」は、鈴木社長なしにはわからなかったと思っています。そして、この世のすべてのシステム開発の失敗に思いを馳せ、そのことを知る由もないことが失敗の原因であろう、もう全企業鈴木社長に依頼すればいいとすら思っています。

Ａ：私もそう思います。システム会社と契約すればシステムをつくれるとお思いの方が多いと思いますし、実際に私たちもそう思っていました。しかし、言語ひとつとっても千差万別、システム会社にも得手不得手や特徴があります。

どのようなシステムをつくるべきかの明確化、言語の選定、システム会社の選び方、要件定義や設計の話し合いの同席サポート、システム評価……鈴木社長にはいわゆる伴走型……いえ、もう親鳥のように丸ごと面倒を見ていただきました。

前回要件定義を膨れ上がらせてしまった際に、二人で要件定義に関する本を読みました。その中に超上流工程に関する事例があったのです。「社内システムをつくる際に、現場から『商品の誤納品が多くよくクレームがあるため、荷物がどこにあるかすぐにわかるように伝票番号を管理できるようにして欲しい』という要望があった。しかし超上流工程の社員が『問題は顧客１社の中で様々ある営業所や支社を管理できておらず、誤って発送してしまうこと。だから必要なのは顧客ごとの営業所や支店を管理できる機能』と結論を出した」という。

このときは自分たちがその場の問題解決にばかり目を向けてしまって本質的な解決ができるシステムの要件を考えられていないことに気づくきっかけとなったのですが、今考えると鈴木社長はまさしくこの超上流工程を、私たちの立場、システムを活用する人の立場で行ってくれるコンサルタントの先生だなと思います。

システム会社に超上流工程の人がいたとしても、必ずしも顧客の立場に立ってくれるわけではないと思います。そもそも「あなたたちがつくりたいシステムは、うちが得意としている言語ではつくるのが難しいですよ」とはなかなか言ってもらえないですよね。本当はこのようなことをざっくばらんに話しができたら、もっとシステム構築は問題が起きづらくなると思うのですが……

鈴木社長はそのような言語の選定などはそもそもコンサルティングしてくれますし、いざシステム会社と打ち合わせが始まればそちらの立場や考えも理解されているので、こちらの要求をどのように伝えれば齟齬が起きないのかなど、そういったこともコンサルティングしてもらえます。「本当にその機能が今必要なのか」ということもはっきり私たちに問いただしてもらえます。

ニュートラルな立場で超上流工程をやってくれる鈴木社長は、本当にシステム構築に必須の存在です。

結果や成果および、会社の改革や変化になったことがあれば教えてください

Ａ：なんといっても、システムが完成したということが成果です。

Ｂ：いまやもう信頼感限界突破です！

Ａ：システム完成と同時に、特許についてもアドバイスいただき、なんとか特許申請までこぎつけることができました。コンサルティングという形のないものは特許にすることが難しく、すぐに真似されてしまうのが悩みの種でした。今回構築したシステムの部分で「システムの動きとしてここは特許になる」とアドバイスいただき、その部分がないと同様のコンサルティングシステムがつくれないようにできました。そのような守り方ができるということもわかり、とても良かったです。

社長やご担当者の感想、記憶に残ったエピソード等があれば教えてください

Ａ：システム開発は、失敗すると大きな損失になります。費用もかかりますし、担当者が使った時間もすべてとは言いませんが無駄になります。何より、システムが完成しなかったらあったはずの売り上げがなくなってしまう。

逆に言えば、順調に完成すれば大きな利益になります。当社はこのシステムによって大きな利益を得ることになると思います。

鈴木社長にお願いしていなければ、また失敗を繰り返していたかもしれません。コンサルティング費用を一見して高いと感じる方もいるかもしれませんが、それによって得られる利益と失敗したときの損失を考えれば、必須のシステム構築費と考えていただくのがベストだと思います。

Ｂ：きちんと依頼者を守ろうとしてくださる姿勢、それとは別に私たちがシステム開発をわかっていない部分はきちんとご指摘くださり、そしてそれをはっきりともの申してくださるお人柄にとても信頼が持てます。

また、弊社のシステムの未来の可能性を熱く語ってくださったことがあり、感激しました！

社長：システム開発は受注した仕様通りに作成できるものと考えていましたが一度失敗し、私たちの考えを伝えることの難しさを感じました。

今回は開発会社との間に入って私たちの考えを翻訳して伝えて頂いたことにより、正確に情報が伝わりました。さすがプロだと思います。

また、私たち社内の意思疎通の不足も補っていただき、これは普通のシステム開発のコンサルタントにはできないことであると強く感じました。

おかげさまでこの分野で日本一のシステムを構築することができました。心から感謝しております。